Căn cứ vào Hợp đồng thuê xe ô tô số: [Số hợp đồng] ký ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm] giữa [Tên bên A] và [Tên bên B].
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO (BÊN CHO THUÊ):
- Tên đơn vị/cá nhân: [Tên bên A]
- Địa chỉ: [Địa chỉ bên A]
- Đại diện: [Họ tên, chức vụ – nếu là đơn vị]
- Số điện thoại: [Số điện thoại bên A]
BÊN NHẬN (BÊN THUÊ):
- Họ tên: [Họ tên bên B]
- Số CCCD/CMND: [Số CCCD/CMND] – Ngày cấp: [Ngày cấp] – Nơi cấp: [Nơi cấp]
- Địa chỉ: [Địa chỉ bên B]
- Số điện thoại: [Số điện thoại bên B]
Hai bên tiến hành bàn giao xe ô tô với các thông tin như sau:
1. THÔNG TIN XE:
| Hạng mục | Nội dung |
|---|---|
| Loại xe (Model) | [Ví dụ: Toyota Camry 2.5G] |
| Số khung (VIN) | [Số VIN] |
| Số máy | [Số máy] |
| Màu sơn | [Màu sắc] |
| Biển số | [Biển số đăng ký] |
| Nhiên liệu | [Xăng/Diesel] – Mức nhiên liệu: [Ví dụ: 3/4] |
2. HIỆN TRẠNG XE (Đánh dấu ✓ vào ô phù hợp):
| STT | Danh mục kiểm tra | Tốt | Trầy xước | Lõm | Bong tróc | Ghi chú (vị trí) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Đầu xe (Capo, cụm đèn trước) | |||||
| 2 | Thân xe bên trái | |||||
| 3 | Thân xe bên phải | |||||
| 4 | Đuôi xe (Cốp, cụm đèn sau) | |||||
| 5 | Kính chắn gió | |||||
| 6 | Kính cửa lái | |||||
| 7 | Kính cửa phụ | |||||
| 8 | Kính cửa sau trái | |||||
| 9 | Kính cửa sau phải | |||||
| 10 | Ghế lái | |||||
| 11 | Ghế phụ | |||||
| 12 | Ghế sau | |||||
| 13 | Taplo, bảng điều khiển | |||||
| 14 | Vô lăng, cần số, bàn đạp | |||||
| 15 | Điều hòa, hệ thống giải trí | |||||
| 16 | Bốn lốp chính | |||||
| 17 | Lốp dự phòng | |||||
| 18 | Khoang động cơ (dầu, nước, ắc quy) |
3. TRANG THIẾT BỊ, PHỤ KIỆN ĐI KÈM:
| STT | Tên thiết bị/phụ kiện | Có (✓) | Không (✗) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Chìa khóa xe (số lượng: [số lượng]) | |||
| 2 | Sổ hướng dẫn sử dụng | |||
| 3 | Sổ bảo dưỡng/bảo hành | |||
| 4 | Bộ thảm lót sàn | |||
| 5 | Bình chữa cháy mini | |||
| 6 | Búa thoát hiểm | |||
| 7 | Biển cảnh báo tam giác | |||
| 8 | Bộ dụng cụ thay lốp | |||
| 9 | [Thiết bị khác 1] | |||
| 10 | [Thiết bị khác 2] |
4. HỒ SƠ XE ĐƯỢC BÀN GIAO:
| STT | Tên hồ sơ | Bản chính | Bản photo | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Giấy đăng ký xe | |||
| 2 | Giấy chứng nhận kiểm định | |||
| 3 | Giấy chứng nhận bảo hiểm TNDS | |||
| 4 | Giấy chứng nhận bảo hiểm thân vỏ (nếu có) | |||
| 5 | [Hồ sơ khác] |
5. GHI CHÚ VÀ THỎA THUẬN BỔ SUNG:
- Xe được bàn giao trong tình trạng đã nêu tại mục 2. Bên nhận đã trực tiếp kiểm tra và xác nhận.
- Bên nhận cam kết sử dụng xe đúng mục đích, đúng quy định pháp luật về giao thông đường bộ.
- Bên nhận chịu trách nhiệm về mọi vi phạm giao thông, tai nạn, mất mát, hư hỏng (không do lỗi kỹ thuật từ trước) xảy ra trong thời gian thuê xe.
- [Các thỏa thuận khác…].
6. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM BÀN GIAO:
Có thể bạn quan tâm: Mẫu Giấy Khám Sức Khỏe Lái Xe Ô Tô: Hướng Dẫn Chi Tiết & Tải Xuống Miễn Phí
- Thời gian: [Giờ] phút, ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
- Địa điểm: [Địa chỉ cụ thể]
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| [Địa danh], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm] |
|---|
BÊN NHẬN (BÊN THUÊ) BÊN GIAO (BÊN CHO THUÊ)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Cách sử dụng và lưu ý khi lập biên bản
Tổng quan nội dung
Bước 1: Chuẩn bị kỹ lưỡng
- In sẵn mẫu biên bản (có thể in 2 bản).
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xe, chìa khóa, các trang thiết bị.
- Chuẩn bị đèn pin để kiểm tra gầm xe và khoang động cơ (nếu cần).
Bước 2: Kiểm tra xe cẩn thận
- Không được vội vàng. Dành thời gian từ 15-30 phút để kiểm tra kỹ lưỡng.
- Kiểm tra ngoại thất: Đi vòng quanh xe, quan sát kỹ từng vị trí, dùng tay sờ để phát hiện các vết lõm nhỏ.
- Kiểm tra nội thất: Thử các nút bấm, điều hòa, hệ thống âm thanh.
- Kiểm tra động cơ: Khởi động xe, lắng nghe tiếng máy, kiểm tra các đèn báo trên taplo.
- Chụp ảnh/video: Đây là bằng chứng quan trọng. Chụp toàn cảnh xe, các chi tiết nhỏ, đặc biệt là các vết trầy xước đã có sẵn.
Bước 3: Điền thông tin chính xác
- Điền đầy đủ, chính xác các thông tin về xe và các bên.
- Đối với các mục kiểm tra, đánh dấu rõ ràng “Tốt”, “Trầy xước”, “Lõm”… và ghi chú vị trí cụ thể.
- Không bỏ trống bất kỳ mục nào.
Bước 4: Ký tên và lưu giữ
- Sau khi kiểm tra và điền đầy đủ, hai bên đọc lại toàn bộ nội dung.
- Nếu không có ý kiến gì, tiến hành ký tên, ghi rõ họ tên.
- Mỗi bên giữ một bản. Bên thuê nên cất giữ biên bản cẩn thận, có thể chụp ảnh lưu lại trên điện thoại.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Có thể bạn quan tâm: Khoảng Cách 8 Mét Giữa Các Xe Ô Tô: Ý Nghĩa, Nguy Cơ Và Khoảng Cách An Toàn Thực Sự
- Kiểm tra qua loa, đại khái: Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất. Việc kiểm tra sơ sài có thể khiến bạn phải đền những khoản tiền oan uổng khi trả xe.
- Không chụp ảnh/video làm bằng chứng: Lời nói suông không có giá trị bằng hình ảnh. Hãy chụp lại toàn bộ hiện trạng xe.
- Không ghi rõ vị trí vết trầy xước: Ghi chung chung “trầy xước” là không đủ. Phải ghi rõ “trầy xước 5cm ở cánh cửa trước bên trái”.
- Ký vào biên bản khi chưa đọc kỹ: Việc ký tên đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận toàn bộ nội dung. Đừng ngại đọc đi đọc lại.
- Không giữ bản chính: Luôn giữ bản chính có chữ ký tay. Bản photo có thể bị từ chối trong một số trường hợp tranh chấp.
Tải mẫu biên bản bàn giao xe ô tô cho thuê
Để thuận tiện cho việc sử dụng, thienminh-autosafety.com cung cấp link tải mẫu biên bản dưới dạng file Word (.docx) và Excel (.xlsx) đã được định dạng sẵn. Bạn chỉ cần tải về, điền thông tin và in ra là có thể sử dụng ngay.
TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO XE Ô TÔ CHO THUÊ (Word)
TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO XE Ô TÔ CHO THUÊ (Excel)
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hỏi: Biên bản bàn giao xe có cần công chứng không?
Đáp: Không bắt buộc. Biên bản bàn giao xe là văn bản thỏa thuận dân sự giữa hai bên.只要 có đủ thông tin, chữ ký của hai bên và được lập đồng thời với hợp đồng thuê xe thì đã có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nếu hai bên có nhu cầu để tăng thêm tính chứng minh, có thể mang biên bản đến Phòng công chứng để công chứng.
Có thể bạn quan tâm: Top 10 Bài Hát Thiếu Nhi Về Ô Tô Xe Buýt Hay Nhất Cho Bé Học Tập Và Vui Chơi
Hỏi: Nếu bên cho thuê không cung cấp biên bản thì phải làm sao?
Đáp: Bạn có quyền yêu cầu lập biên bản. Việc thiếu biên bản là rủi ro rất lớn cho bên thuê. Bạn có thể tự soạn một biên bản theo mẫu chuẩn và đề nghị bên cho thuê ký vào. Nếu bên cho thuê cố tình không lập, bạn nên cân nhắc việc tìm một đơn vị cho thuê xe khác uy tín hơn.
Có thể bạn quan tâm: Mức Tiêu Hao Nhiên Liệu Xe Ô Tô Con: Cách Tính Toán Và Mẹo Tiết Kiệm Nhiên Liệu Hiệu Quả
Hỏi: Khi trả xe, có cần lập biên bản nhận lại không?
Đáp: Có, và đây là bước cực kỳ quan trọng. Biên bản trả xe (hay biên bản nhận lại xe) sẽ ghi nhận hiện trạng xe sau khi sử dụng. Dựa vào hai biên bản (giao và nhận), hai bên sẽ so sánh để xác định xem hư hỏng nào là có từ trước, hư hỏng nào phát sinh trong quá trình thuê. Điều này giúp tránh bị vu khống hay đền oan.
Hỏi: Nếu phát hiện hư hỏng khi đang thuê xe thì xử lý thế nào?
Đáp: Bạn cần:
- Thông báo ngay cho bên cho thuê về hư hỏng.
- Lập biên bản sự việc (nếu hư hỏng lớn hoặc có tranh chấp).
- Giữ nguyên hiện trường (nếu cần).
- Tham khảo ý kiến luật sư nếu bên cho thuê có hành vi vu khống, đe dọa.
Hỏi: Mức nhiên liệu khi giao và nhận xe có cần bằng nhau không?
Đáp: Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng. Phổ biến nhất là:
- Giao xe đầy bình, nhận xe đầy bình: Bên thuê phải đổ đầy nhiên liệu trước khi trả xe.
- Giao xe mức nào, nhận xe mức đó: Bên thuê chỉ cần trả xe ở mức nhiên liệu tương đương, tránh bị tính phí “đổ lại bình”.
Kết luận
Mẫu biên bản bàn giao xe ô tô cho thuê tuy chỉ là một văn bản hành chính, nhưng lại đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý cho cả chủ xe lẫn người thuê. Việc lập biên bản cẩn thận, chi tiết và chính xác là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm.
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và đầy đủ về biên bản bàn giao xe ô tô cho thuê. Đừng ngần ngại tải về mẫu và sử dụng ngay trong lần thuê xe tới. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích khác về luật giao thông, bảo hiểm xe, mẹo lái xe an toàn… tại thienminh-autosafety.com để trở thành một người tham gia giao thông thông thái. Chúc bạn luôn an toàn trên mọi nẻo đường!
Cập Nhật Lúc Tháng 12 14, 2025 by Huỳnh Thanh Vi
